Il nuovo articolo 2215bis del codice civile italiano ha creato non poco panico in tutte le aziende che hanno già implementato un sistema di conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti, il nuovo articolo prevede (?) infatti l’apposizione della marcatura temporale e della firma digitale ogni tre mesi per la regolare tenuta informatica di libri, repertori e scritture.
2215-bis. Documentazione informatica.
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti. Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma. I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.
Il comma “incriminato” è il terzo, quando parla di “regolare tenuta” e di “apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore”.
La normale reazione di una Società che utilizza la conservazione sostitutiva è “Come faccio a conservare il Registro IVA alla fine del terzo mese quando mi si chiude il 16 con il versamento?” farmaciaitaly.com/levitra.html oppure “Noi non produciamo trimestralmente i libri contabili, come possiamo fare?” o ancora “Ma perché devo conservare trimestralmente, se stampo lo faccio a chiusura esercizio!?”
Come spesso è accaduto nella legislazione inerente la firma digitale e la conservazione sostitutiva il legislatore fa un passo avanti e due indietro, nel caso specifico del nuovo articolo 2215bis, introduce nel nostro codice i documenti informatici ma da adito a numerose perplessità riguardo alla “marcatura” trimestrale ed al riferimento a imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato quando avrebbe potuto citare il “Responsabile della Conservazione”.
Il parere diffuso è che per rispondere alla Circolare dell’Agenzia delle Entrate (n. 36/E/2006) quando parla di documenti per definizione ad aggiornamento continui che vanno “cristallizzati”, il legislatore abbia utilizzato il termine “marcatura temporale” al posto di “riferimento temporale” atto ad assicurare l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità del documento durante la sua formazione annuale.
Rimandando le valutazioni giuridico/legali a due interessanti articoli (in coda) sul tema, i punti fondamentali sono:
- gli aspetti “fiscali” dei documenti contabili sono regolati dal dm 23/01/2004 che parla di chiusura “almeno annuale”
- il processo di conservazione sostituiva, continua ad avvenire annualmente con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, così come previsto dall’art. 3 del DMEF 23 gennaio 2004: ”Il processo di conservazione e’ effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti”.
- la norma di cui all’art. 2215 del c.c. ha valenza solo civilistica e non fiscale
- La conclusione del processo di conservazione deve coincidere con il momento in cui i libri devono essere obbligatoriamente stampati (conservazione sostitutiva con firma digitale e marca temporale = stampa del documento) altrimenti ci sarebbe una palese disparità di trattamento con la tenuta dei libri in formato cartaceo
Fermo restando che la conservazione sostitutiva trimestrale (una volta chiuso contabilmente il periodo) è comunque un ottimo approccio per le imprese, la norma di cui all’art. 2215 del c.c. ha valenza solo civilistica e non fiscale e la specifica regolamentazione è tutt’oggi dettata dal decreto ministeriale del 23 gennaio 2004 e continua a essere applicabile.